在宅スタッフ管理システム

昨年末ごろから構想を練り、今年のはじめから開発に取り組んでいた「在宅スタッフ管理システム」の試験運用が始まりました。といっても、あくまで社内の管理用システムの話です。

弊社に登録をしている在宅スタッフの人数は、編集部が約300名、音声部の約20名います。編集部の在宅スタッフの仕事は学習用教材の問題の執筆や校正、音声部の在宅スタッフの仕事は文字起こしや校閲を行っています。随時、募集を行っていますので、弊社HPよりご応募いただければと存じます。

さて、昨年ごろから弊社社員数増加に伴い、社内の情報共有を強化したいとの想いが私にはありました。特に在宅スタッフの管理については、ずっとエクセル管理を続けており、いつだれがだれに依頼をしているのかを把握しているのは私だけという状態でした。人気の在宅スタッフの方にはお仕事が被りすぎることがあり、直前になってバタバタすることもしばしば起こるようになっていました。

そこで、これらを一括で解決できるシステムがないか、パッケージとなっているいくつかの会社をあたり、いろいろと相談をしましたが、どれも私の希望を完全に叶えるものはありませんでした。

それなら「ないならつくろう！」という発想で、システム開発に乗り出します。在宅スタッフの方を管理するためには、いくつかの書類が必須です。業務依頼書（発注書）、請求書、納品書など、書類を作成することにとても手間がかかっていましたので、このシステムを使うことで、一度の入力で自動で書類が制作できるようにすることを目標としました。

そのため、弊社の在宅スタッフ管理システムの特徴は、

・直感的な配置や入力システム

・新人でも判断できる

の２つに特化しています。

直感的な配置や入力システムは、一文字を入力するだけでポップアップされたり、何を入力するのかがわかりやすいタイトルになっていたり、随所に工夫を凝らしたものになっています。

また、新人でも判断できるような本当に必要な情報量があり、スムーズに業務を進められるようになっています。

このほかにも、このシステムには分析機能も多く盛り込んでおり、単なる在宅スタッフを管理するシステムだけではなく、営業や編集の分析に役立つ情報がたくさん入っています。

このシステムによって、弊社の業務の効率化、ペーパーレス化、情報の共有化、タスク管理、業務進行状況など、いままで見えにくかった一手間かかる作業をより簡潔に、シンプルにできるようになります。

変わらないものもたくさんありますが、現状で満足せずに、常に変わり続けていき、少しずつでも前に進むことを意識して、いつでも仕事が楽しくできればと、私なりにいつも考えています。